10. РЕЗУЛЬТАТ ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ И ТРЕБОВАНИЯ К НЕМУ
10.1. Результатом оказания Услуги являются архивные справки, архивные выписки, архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, ответы с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации, ответы с уведомлениями о направлении соответствующих запросов в другие архивы.
Архивная справка - официальный документ Архива, составленный на бланке Архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единицы хранения тех документов, на основании которых она составлена.
Архивная выписка - официальный документ Архива, составленный на бланке Архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
При отсутствии в Архиве архивных документов, необходимых для составления запроса, на бланке Архива составляются ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, ответы с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации или ответы с уведомлениями о направлении соответствующих запросов в другие архивы. При необходимости ответ заверяется печатью Архива.
10.2. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
10.2.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения в архивную справку при условии, если совпадение всех сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы работника по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.
Архивная справка подписывается директором и заверяется печатью Архива. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.