3.1. Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:
3.1.1. В области осуществления контроля:
1) в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска постановлений и распоряжений администрации города Иркутска, поручений, данных на заседаниях ВАК, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, распорядительных документов, запросов органов государственной власти; договоров, заключенных от имени администрации города Иркутска, а также контроль за рассмотрением обращений граждан, организаций, парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы города Иркутска, обращений Председателя Думы города Иркутска, избирательных комиссий на имя мэра города Иркутска, вице-мэра администрации города Иркутска, в адрес администрации города Иркутска, связанных с рассмотрением вопросов на заседаниях Думы города Иркутска, постоянных комиссий Думы города Иркутска, депутатских слушаниях;
(в ред. Распоряжений администрации г. Иркутска от 07.03.2013 N 031-10-154/13, от 31.12.2014 N 031-10-963/14)
2) отменен. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 07.03.2013 N 031-10-154/13;
2) организует проведение заседаний ВАК, контролирует исполнение поручений, данных на заседаниях ВАК;
3) осуществляет регистрацию постановлений и распоряжений администрации г. Иркутска, исходящих документов за подписью мэра города, договоров, подписанных мэром города;
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 17.11.2009 N 031-10-1266/9)
4) в пределах компетенции, установленной муниципальными правовыми актами города Иркутска, принимает и регистрирует письменные обращения граждан и организаций в адрес администрации города Иркутска, мэра города;
5) организует личный прием граждан мэром города Иркутска;
6) анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска;
7) проверяет состояние контрольной деятельности, делопроизводства, работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города Иркутска;
8) осуществляет подготовку предложений по предупреждению нарушений, совершенствованию контрольной деятельности, делопроизводства, работы с обращениями граждан;
9) осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов города Иркутска по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан;
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 17.11.2009 N 031-10-1266/9)
10) контролирует соблюдение технологии обработки информации и ведения базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док", корректность и полноту заполнения карточек документов пользователями базы данных автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док";
(в ред. Распоряжений администрации г. Иркутска от 26.07.2011 N 031-10-636/11, от 10.04.2012 N 031-10-317/12, от 19.08.2016 N 031-10-463/6)
11) проводит занятия, семинары с муниципальными служащими администрации города Иркутска по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан;
(пп. 11 в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.11.2013 N 031-10-895/13)
12) консультирует муниципальных служащих администрации города Иркутска по вопросам контроля, делопроизводства, работы с обращениями граждан.
(п. 3.1.1 в ред. Распоряжения мэра г. Иркутска от 30.05.2008 N 031-10-553/8-1)
3.1.2. В области архивного дела:
1) осуществление учета и обеспечение сохранности:
- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью г. Иркутска, входящих в состав архивного фонда Иркутской области;
- архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления города Иркутска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены в установленном законодательством порядке;
(в ред. Распоряжения мэра г. Иркутска от 30.05.2008 N 031-10-553/8-1, Распоряжения администрации г. Иркутска от 17.11.2009 N 031-10-1266/9)
- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность г. Иркутска, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Иркутской области;
- печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды архивного отдела;