79. Планирование работы мэра города Иркутска на месяц, неделю осуществляют сотрудники секретариата аппарата администрации (далее - секретариат). При внесении в график мэра города Иркутска официальных и публичных мероприятий, выездов и тематических совещаний (далее - мероприятия) сотрудники секретариата информируют органы администрации (структурные подразделения органов администрации), в компетенции которых находится планируемый к рассмотрению перечень вопросов, о необходимости подготовки материалов для проведения предусмотренных графиком мэра города Иркутска мероприятий, об обеспечении приглашения участников и оповещения их при отмене мероприятий, а также о необходимости оформления протоколов и поручений по итогам мероприятий.
80. Органы администрации (структурные подразделения органов администрации), ответственные за проведение мероприятий, не позднее чем за два дня до проведения соответствующего мероприятия, а в случае необходимости подготовки доклада или ответов на вопросы - не позднее чем за три дня, представляют в отдел протокола и международной деятельности аппарата администрации (далее - отдел протокола) проект сценарного плана (программы) проведения мероприятия, повестки совещания, плана выезда, информационную справку, список участников мероприятия, другие необходимые материалы, касающиеся мероприятия.
81. В случае проведения встреч с общественностью орган администрации (структурное подразделение органа администрации), ответственное за проведение мероприятия, одновременно с подачей информационных материалов сообщает в отдел протокола о наличии именинников среди участников встречи для своевременной подготовки отделом протокола букета цветов/подарка для вручения мэром города Иркутска во время встречи и включения данной информации в сценарный план/программу/повестку встречи.
82. Отдел протокола при необходимости редактирует все поступившие материалы, приводит к единому формату. Дорабатывает сценарные планы мероприятий с учетом норм делового протокола и соблюдения очередности выступающих. В случае необходимости запрашивает дополнительную информацию.
83. Исходя из сценарных планов (программ) проведения мероприятий, повесток совещаний, планов выездов отдел протокола сообщает пресс-секретарю мэра города Иркутска о необходимости подготовки текстов речей, тезисов, докладов, ответов на вопросы и предоставления их в отдел протокола не позднее 12.00 часов дня, предшествующего дню проведения мероприятия, а при проведении мероприятий, запланированных на первую половину дня (до 12.00), не позднее 10.00 часов дня, предшествующего дню проведения мероприятия.
84. В случае выступления мэра города Иркутска с докладом на мероприятии, орган администрации (структурное подразделение органа администрации), в чьей компетенции находится освещаемый в докладе вопрос/вопросы, подготавливает презентацию и предоставляет ее в отдел протокола не позднее 16.00 часов дня, предшествующего дню проведения мероприятия для передачи ее мэру города Иркутска, а также в службу технической поддержки организаторов проведения мероприятия. В случае, если доклад, к которому готовится презентация, касается сферы деятельности нескольких органов администрации (структурных подразделений органов администрации), презентацию готовит орган администрации (структурное подразделение органа администрации) ответственный за мероприятие в целом.
85. Отдел протокола подготавливает кувертные карты согласно списку участников мероприятия (в случае проведения мероприятия, предусматривающего рассадку за столом).
86. В случае вручения наград мэром города Иркутска во время публичных мероприятий, встреч с общественностью отдел протокола после поступления списков награждаемых от органа администрации (структурного подразделения органа администрации), ответственного за проведение мероприятия, оформляет заявку в управление делами аппарата администрации на получение букетов цветов (сувенирной продукции при необходимости).
87. В случае проведения выездных мероприятий за два дня до проведения мероприятия отдел протокола сообщает в соответствующий комитет по управлению округом администрации адрес/адреса проведения мероприятия.
88. В случае проведения выездных публичных (массовых) мероприятий за день до установленной даты проведения соответствующего мероприятия к месту его проведения осуществляется выезд сотрудников органа администрации (структурных подразделений органа администрации), ответственных за проведение мероприятия, совместно с отделом протокола и сотрудником комитета по управлению соответствующим округом администрации.
При проведении рабочих выездов мэра города Иркутска (контроль ремонта дорог, строительство/ремонт социальных объектов, благоустройство общественных пространств и т.д. без участия жителей города) отдел протокола к месту проведения выездов заранее не выезжает.
89. Отдел протокола представляет в приемную мэра города Иркутска сформированную папку с указанными выше материалами не позднее 16.00 часов дня, предшествующего дню проведения мероприятия, а при проведении мероприятий, запланированных на первую половину дня (до 12.00), не позднее 14.00 часов дня, предшествующего дню проведения мероприятия, для предварительного ознакомления мэра города Иркутска и возможного внесения правок (за исключением внеплановых мероприятий).
90. Непосредственно перед проведением мероприятия отдел протокола контролирует техническую готовность мест проведения мероприятий, осуществляет рассадку участников мероприятия с соблюдением норм делового протокола.
91. В течение двух рабочих дней после рабочего выезда мэра города Иркутска отдел протокола подготавливает поручения мэра города Иркутска по результатам выезда и передает их на подпись мэру города Иркутска в секретариат.