98. Органы администрации (структурные подразделения органов администрации) участвуют в подготовке проведения заседаний Думы города Иркутска, депутатских слушаний, заседаний постоянных комиссий Думы города Иркутска в соответствии с планом работы Думы города Иркутска, планами работы постоянных комиссий Думы города Иркутска, обращениями депутатов Думы города Иркутска, в порядке реализации правотворческой инициативы мэра города Иркутска, а также поручениями мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, первого заместителя мэра города Иркутска, относящимися к вопросам ведения Думы города Иркутска.
99. Не позднее чем за 20 календарных дней до дня очередного заседания Думы города Иркутска отделом организационной работы направляются письма руководителям органов администрации, а также должностным лицам, ответственным за подготовку вопросов для рассмотрения на заседании Думы города Иркутска, депутатских слушаниях, заседаниях постоянных комиссий Думы города Иркутска.
В письме отделом организационной работы указываются планируемые даты проведения заседаний Думы города Иркутска, депутатских слушаний, заседаний постоянных комиссий Думы города Иркутска, перечень вопросов, планируемых к рассмотрению согласно плану работы Думы города Иркутска, планам работы постоянных комиссий Думы города Иркутска.
100. В случае необходимости рассмотрения на заседании Думы города Иркутска вопросов, не обозначенных в плане работы Думы города Иркутска, планах работы постоянных комиссий Думы города Иркутска, сотрудники структурных подразделений органов администрации представляют в отдел организационной работы документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными частью 1(1) статьи 65 Регламента Думы города Иркутска (проекты решений Думы города Иркутска, проекты решений соответствующих постоянных комиссий Думы города Иркутска, пояснительные записки к ним, иные документы и материалы на имя Председателя Думы города Иркутска) по этим вопросам (на бумажном и электронном носителях в форматах Word и PDF), не позднее чем за 13 календарных дней до дня заседания Думы города Иркутска.
101. Документы и материалы, направляемые органами администрации (структурными подразделениями органов администрации) на рассмотрение на заседании Думы города Иркутска, депутатских слушаниях, заседаниях постоянных комиссий Думы города Иркутска, рабочих групп, депутатских объединений, иных органов Думы города Иркутска, представляются в письменном и электронном видах (в виде файлов в форматах Word и PDF) для размещения отделом организационной работы документов и материалов на сетевом диске администрации "server0" в директории "tranzit" в папке "!!!Материалы заседаний Думы" и подготовки сопроводительных писем на имя Председателя Думы города Иркутска в следующие сроки:
для рассмотрения на заседании Думы города Иркутска - не позднее чем за 13 календарных дней до дня очередного заседания Думы города Иркутска и не позднее чем за 9 календарных дней до дня внеочередного заседания Думы города Иркутска. При вынесении вопроса о внесении изменений в бюджет города на текущий финансовый год для рассмотрения на внеочередном заседании Думы города Иркутска документы и материалы, указанные в абзаце первом настоящего пункта, представляются не позднее чем за 13 календарных дней до дня внеочередного заседания Думы города Иркутска;
для рассмотрения на депутатских слушаниях - не позднее чем за 10 рабочих дней до дня проведения очередных депутатских слушаний;
для рассмотрения на заседаниях постоянных комиссий Думы города Иркутска - не позднее чем за 13 календарных дней до дня очередного заседания Думы города Иркутска;
для рассмотрения на заседаниях иных органов Думы города Иркутска, рабочих групп, депутатских объединений - не позднее чем за 5 рабочих дней до дня их заседаний.
К документам и материалам в обязательном порядке прилагается информационная справка (на отдельном листе) с указанием:
фамилии, имени, отчества (при наличии) и должности докладчика;
списка приглашенных (Ф.И.О. и должность).
Оповещение приглашенных возлагается на должностных лиц, ответственных за подготовку вопроса.
При приеме документов и материалов сотрудник отдела организационной работы проверяет оформление документов на соответствие настоящему Регламенту, Регламенту Думы города Иркутска и Инструкции по делопроизводству.