3.1. Использование электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций КИВС заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты, использовании сервиса объединенных коммуникаций - мгновенных сообщений, видео- и голосовой связи, общего доступа к рабочим столам пользователей, конференции, передачи файлов при использовании сервисных возможностей программного обеспечения Microsoft Exchange Server, Microsoft Lync Server, Microsoft Office Outlook, Microsoft Lync (Microsoft Skype для бизнеса).
3.2. Доступ к электронной почте органов местного самоуправления города Иркутска и сервису объединенных коммуникаций КИВС предоставляется всем пользователям через программное обеспечение Microsoft Office Outlook и Microsoft Lync (Microsoft Skype для бизнеса).
3.3. Доступ через сеть Интернет к электронной почте органов местного самоуправления города Иркутска посредством WEB-доступа к электронному почтовому ящику (https://mail.admirk.ru/owa) (Outlook Web Access) и доступа через мобильные устройства по протоколу Microsoft Exchange ActiveSync предоставляется на основании письменной заявки пользователя в свободной форме, подписанной руководителем структурного подразделения администрации города Иркутска, Думы города Иркутска, Контрольно-счетной палаты города Иркутска, сотрудником которого он является, в адрес управления информатизации аппарата администрации города Иркутска (далее - заявка).
3.4. Управление информатизации аппарата администрации города Иркутска в течение пяти рабочих дней с момента поступления заявки направляет ответ пользователю с точной датой предоставления доступа к электронной почте через сеть Интернет.
3.5. Управление информатизации аппарата администрации города Иркутска обеспечивает отказоустойчивость электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска и сервиса объединенных коммуникаций КИВС в режиме 24/7/365 (двадцать четыре часа, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году).
3.6. Электронная почта органов местного самоуправления города Иркутска и сервис объединенных коммуникаций КИВС используются только в целях исполнения должностных обязанностей. Использование данных сервисов в других целях запрещено.
3.7. Электронная почта органов местного самоуправления города Иркутска и сервис объединенных коммуникаций КИВС предназначены для передачи только общедоступной информации. Использование данных сервисов администрации города Иркутска для обмена информацией ограниченного доступа запрещается.
3.8. Использование электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска пользователями производится в следующем порядке:
3.8.1. При использовании официальных адресов электронной почты в органах местного самоуправления города Иркутска необходимо:
- своевременно проверять поступление электронных почтовых сообщений;
- обеспечивать сохранение электронных версий поступивших и отправляемых сообщений в собственной базе входящих и исходящих электронных почтовых сообщений;
- в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попыток несанкционированного доступа незамедлительно сообщать об этом в управление информатизации аппарата администрации города Иркутска.
3.8.2. При подготовке почтовых сообщений, отправляемых с официальных адресов электронной почты органов местного самоуправления города Иркутска, к пользователям предъявляются следующие требования:
- для отправки почтового сообщения документ оформляется в соответствии с требованиями деловой переписки с указанием фамилии, имени, отчества, должности и контактных данных;