Настоящая Инструкция регулирует порядок регистрации документов в администрации города Иркутска. Настоящая Инструкция не подлежит применению в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, регистрация которых осуществляется в порядке, установленном Правительством РФ.
Регистрация документа - это присвоение документу уникального регистрационного номера, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. При регистрации на документе проставляются регистрационный номер и дата, вносятся исходные данные о документе в регистрационную карточку.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается мэром города Иркутска.
Каждый документ регистрируется в администрации города и ее структурных подразделениях только один раз.
Классификационная группа "Распорядительные документы" - это правовые акты мэра города, вице-мэра города, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений администрации города, а также иные документы (служебные записки, поручения и т.п.), обеспечивающие решение задач, возложенных на мэра города, вице-мэра города, администрацию города и ее структурные подразделения. Оригиналы распорядительных документов хранятся в администрации города Иркутска.
Классификационная группа "Служебные документы" - это вся поступающая в администрацию города, ее структурные подразделения корреспонденция из государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц, организаций, структурных подразделений администрации города Иркутска, судебная корреспонденция (судебные извещения и вызовы, судебные постановления судов общей юрисдикции, судебные акты арбитражных судов, иные документы, непосредственно связанные с рассмотрением дел в судах или с исполнительным производством), а также адвокатские запросы, запросы нотариусов, редакций средств массовой информации.
Классификационная группа "Исходящие документы" - это запросы, письма и ответы, направляемые как в сторонние организации (государственные органы, органы местного самоуправления, организации, жителям города и т.д.), так и в структурные подразделения администрации города Иркутска. Оригиналы исходящих документов отправляются адресатам, в администрации города Иркутска хранятся копии исходящих документов.
Классификационная группа "Обращения" - это обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, парламентские запросы, обращения и депутатские запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы города Иркутска, а также обращения Председателя Думы города Иркутска.
Классификационная группа "Договоры" - это муниципальные контракты, договоры, соглашения, заключаемые от имени администрации города Иркутска (муниципального образования город Иркутск).
Повторные обращения, служебные документы - это обращения, служебные документы, поступившие в течение одного календарного года от одного и того же корреспондента (заявителя) по одному и тому же вопросу по истечении установленного срока для ответа на первичное обращение, служебный документ.