6. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) осуществляет прием, обработку входящих документов, а также регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства "Гран-Док" и (или) в автоматизированной системе управления документами и процессами на базе "DocsVision";
2) обеспечивает передачу документов на исполнение согласно резолюции заместителя мэра - председателя комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, заместителя председателя комитета - начальника департамента реализации градостроительной политики комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, заместителя председателя комитета - главного архитектора города комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, начальника управления архитектуры и градостроительства комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска, начальника департамента обеспечения градостроительной деятельности комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска;
3) осуществляет регистрацию организационно-распорядительных документов, муниципальных контрактов, договоров, соглашений, заключенных от имени комитета;
4) осуществляет составление реестров отправки почтовой корреспонденции;
5) осуществляет отправку почтовой корреспонденции;
6) осуществляет доставку из отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска корреспонденции, адресованной комитету;
7) организовывает личный прием граждан заместителем мэра - председателем комитета по градостроительной политике администрации города Иркутска;
8) информирует физических и юридических лиц при устном обращении (в том числе по телефону) о местонахождении и графике работы комитета, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах сотрудников комитета;
9) осуществляет принятие и передачу телефонограмм;
10) осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения документов, снятие их с контроля в комитете;
11) обеспечивает регистрацию и осуществление контроля за соблюдением сроков рассмотрения запросов о предоставлении информации о деятельности комитета;
12) совместно с руководителями структурных подразделений комитета осуществляет подготовку отчетов о работе комитета;
13) осуществляет контроль за трудовой и исполнительской дисциплиной работников комитета;