5.2.1. Письма, запросы предприятий и организаций города, также письма, поступающие из Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), министерств, ведомств, депутатские запросы, документы судебных и надзорных органов и др. на имя главы, регистрируются в отделе документооборота.
Письма, обращения, заявления граждан и организаций по обращениям граждан, поступившие на имя главы и его заместителей подлежат регистрации в отделе по работе с обращениями граждан и организаций. Корреспонденция, поступившая на имя руководителей департаментов, комитетов, управлений, структурных подразделений, подлежат регистрации сотрудниками, ответственными за делопроизводство в данных подразделениях.
Ответ на обращение гражданина, поступившее в Окружную администрацию города Якутска в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.2.2. Регистрация документов входящих, исходящих и внутренних осуществляется в аппарате Окружной администрации в автоматизированном режиме.
5.2.3. Моментом регистрации документа считается момент проставления на документе даты и регистрационного номера. Документы и корреспонденция, поступившие после 17.00 часов, кроме имеющих служебную пометку "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", регистрируются датой следующего рабочего дня. В случае поступления документов и корреспонденции в конце рабочей недели или предпраздничный день после 17.00 часов регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.
Письменное обращение гражданина подлежит регистрации в течение трех дней с момента поступления.
Уведомление о проведении публичного мероприятия, в том числе о проведении пикетирования группой лиц либо пикетирования, осуществляемого одним участником с использованием быстровозводимой сборно-разборной конструкции, создающей препятствия для движения пешеходов и транспортных средств, подлежит регистрации в момент его получения в специальной книге учета уведомлений о проведении публичных мероприятий. Дата и время регистрации уведомления о проведении публичного мероприятия, а также регистрационный номер указываются на копии данного уведомления, остающейся у организатора публичного мероприятия.
(абзац введен постановлением Окружной администрации г. Якутска от 30.10.2017 N 277п)
Уведомление о проведении пикетирования группой лиц либо пикетирования, осуществляемого одним участником с использованием быстровозводимой сборно-разборной конструкции, создающей препятствия для движения пешеходов и транспортных средств, незамедлительно направляется на рассмотрение главе.
(абзац введен постановлением Окружной администрации г. Якутска от 30.10.2017 N 277п)
5.2.4. Прием (передача) телефонограмм, адресованных главе, заместителям главы Окружной администрации (или подписанных ими) производится секретарями вышеназванных должностных лиц с оформлением телефонограмм (исходящих и входящих отдельно) в журналах по установленной форме.
5.2.5. Служебные документы (в том числе телексы и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные в адрес городского округа "город Якутск" без указания конкретного адресата, регистрируются при наличии идентичного текста на русском языке.
5.2.6. Структурные подразделения Окружной администрации несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.