5.7.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется отделом документооборота и отделом информационных технологий.
5.7.2. Руководители структурных подразделений Окружной администрации отвечают за сохранность поступающих к ним документов и информации о них в Базе данных.
5.7.3. Законченные делопроизводством дела в течение 3 лет хранятся в структурных подразделениях Окружной администрации для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел передаются в архивный отдел Окружной администрации.
Электронный вариант сдается в отдел информационных технологий для электронной архивации.
Оформление дел для передачи в архивный отдел Окружной администрации производится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника архивного отдела.
5.7.4. Отделом документооборота и отделом информационных технологий Окружной администрации осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата Окружной администрации.
5.7.5. Архивный отдел выдает архивные справки, копии, выписки из документов организациям и гражданам в соответствии с "Правилами работы ведомственных архивов".