Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.
В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.
Во второй части письма (заключение) высказывается основанная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);
- от третьего лица единственного числа (Департамент архитектуры, строительства и реконструкции считает возможным; министерство не возражает);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:
- при регистрации такого документа (в графе "Содержание" нужно указать не один, а несколько вопросов);
- на этапе контроля исполнения, так как неясно, кому из исполнителей направлять документы в первую очередь;
- при определении дела по номенклатуре (куда подшить документ). Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.
Письмо должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость письма вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.
Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.