9.1. Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При этом необходимо:
Систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.
Группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел.
Подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы)
Включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления.
Количество листов в деле не должно превышать 250.
9.2. При формировании дел постоянного срока хранения необходима внутренняя опись документов.
9.3. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.
Выдача справок по хранящимся в делах документам и снятие копий с документов для сотрудников Окружной администрации и сторонних организаций, а также вынос архивных документов из здания Окружной администрации производится при наличии запроса руководителя структурного подразделения и разрешения руководителя аппарата или начальника отдела документационного обеспечения или лиц, их замещающих.
9.4. В случае увольнения, ухода в отпуск сотрудник архива обязан все имеющиеся у него документы передать другому сотруднику по акту приема-передачи.