47. Уполномоченные органы по результатам рассмотрения обращений заявителей осуществляют подготовку и оформление информационных материалов в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии, тематического перечня, копии архивного документа и направляют их заявителям.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью уполномоченного должностного лица уполномоченного органа и соответствующей печатью.
Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, о жизни и деятельности конкретных лиц государственного органа или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, уполномоченные органы рассматривают в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию документов уполномоченные органы письменно извещают заявителя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого уполномоченными органами по запросу заявителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в обращении.
Тематический перечень архивных документов оформляется на бланке архива, в котором хранятся документы, на основании которого он составлен. Систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета составляется по определенной в обращении заявителя теме, с указанием их дат и архивных шифров.
К тематическому перечню архивных документов прилагается сопроводительное письмо, подписанное руководителем уполномоченного органа.