58. Проверка фактического наличия всех документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением Губернатора Курганской области (далее - Комиссия). В состав Комиссии обязательно включаются специалисты структурных подразделений Правительства Курганской области, ответственные за регистрацию и хранение документов ограниченного распространения.
В службе архивного фонда (архиве) отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения Аппарата Губернатора Курганской области проверка наличия документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом проверки фактического наличия документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 10 к настоящему Порядку, согласованным с ЭК Правительства Курганской области.
59. О фактах утраты дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения либо разглашения этой информации ставится в известность заместитель Губернатора Курганской области.
На утраченные дела, содержащие документы ограниченного распространения, и документы ограниченного распространения составляется акт, оформленный в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения. Акты на утраченные документы ограниченного распространения постоянного срока хранения после их утверждения передаются в службу архивного фонда (архив) отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения Аппарата Губернатора Курганской области.