25. Регистрация документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом сектора служебной корреспонденции, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации отправляемых документов ограниченного распространения.
26. Регистрация отправляемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения. Регистрация иных материальных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в журнале регистрации отправляемых машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку.
27. При поступлении на регистрацию отправляемого документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений. Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространения помещается в дело и находится в секторе служебной корреспонденции. Отправляемые документы ограниченного распространения, оформленные с нарушениями требований пункта 23 настоящего Порядка, возвращаются исполнителю на доработку.
Черновики документов ограниченного распространения уничтожаются, о чем в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения проставляется заверенная подписью отметка о количестве уничтоженных листов, способе и дате уничтожения.
28. Дата регистрации отправляемого документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016.
29. Регистрационный номер отправляемого документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому добавляется буквенный индекс "ДСП", например: 01-03-25/ДСП.
30. При необходимости направления отправляемого документа ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки по форме согласно приложению 6 к настоящему Порядку, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) документа ограниченного распространения и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим документ ограниченного распространения.