1. Сотрудник агентства, ответственный за регистрацию обращений, в течение 3 дней с момента получения от исполнителя документов формирует дело по обращению, в котором собираются все материалы по рассмотрению обращения, поступившие ответы, принятые по ним решения, иная информация о результатах рассмотрения обращения, полученная от соисполнителей, и помещает его на текущее хранение.
2. Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел агентства.
В случае появления дополнительных документов они подшиваются к делу с обращением.
Сформированные дела помещаются в архивные папки и располагаются в них в хронологическом порядке.
3. Хранение дел рассмотренных обращений обеспечивается в текущем архиве агентства в течение 5 лет.
Регистрационные карточки обращений в электронном виде хранятся в системе ЕСЭД в течение 5 лет.