2.1. Основанием для начала рассмотрения обращения является его прием и регистрация в агентстве.
Обращения могут быть направлены или переданы заявителями непосредственно в агентство, а также могут быть приняты при переадресации из других органов и должностных лиц следующими способами:
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- по электронной почте;
- посредством размещения в информационных системах общего пользования;
- доставлено лично заявителем или его представителем.
2.2. Поступившие обращения передаются в день поступления обращений сотруднику агентства, ответственному за регистрацию обращений.
В течение 3 дней с даты поступления обращения сотрудник агентства, ответственный за регистрацию обращений, осуществляет обработку и регистрацию обращения.
2.3. На стадии обработки поступивших обращений сотрудник агентства, ответственный за регистрацию обращений, отбирает те из них, которые не подлежат рассмотрению по существу поставленных в обращении вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ, а именно:
- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- обращения, текст которых не поддается прочтению;
- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам;
- обращения, в которых обжалуются судебные решения (за исключением решений по делам, в которых принимало участие агентства);
- обращения, в которых не указаны фамилия заявителя, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.
2.4. При обработке обращений производится их регистрация в электронной базе данных обращений в Единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее - ЕСЭД) с присвоением регистрационного номера. При этом в регистрационную карточку вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата регистрации обращения;
- способ получения обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- данные заявителя: наименование объединения граждан (в том числе юридических лиц) или фамилия и инициалы имени и отчества заявителя;
- адрес заявителя (почтовый или электронный) и контактный телефон при наличии (в случае отсутствия адреса и в обращении, и на конверте при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки, при его отсутствии указать "без адреса");
- категория заявителя (социальный и льготный статус);
- данные о корреспонденте, перенаправившем обращение, если таковой имеется, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;
- содержание обращения;
- данные о том, что обращение является коллективным;
- данные о том, что обращение является повторным;
- данные о количестве листов обращения с приложениями;
- данные о предыдущих обращениях заявителя (при их наличии).