4.2.1. Документы, поступавшие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство (далее - уполномоченными работниками).
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование учреждения, дату и регистрационный номер. Регистрационный номер в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея состоит из символов "7/9" (в случае если отправитель расположен на территории Республики Адыгея) или "7/5" (если отправитель расположен за пределами Республики Адыгея) и порядкового номера поступившего документа, разделяемых дефисом. Формат регистрационного номера в территориальном органе, подведомственном учреждении устанавливается самостоятельно.
Документы, в том числе и обращения граждан, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно" и "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.
Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера поступившего письменного обращения и буквы "з", проставляемых через дробь, например: N 121/з - номер первичного обращения.
4.2.2. Документы, адресованные руководителю организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются уполномоченными специалистами и подлежат обязательной регистрации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются уполномоченному специалисту, который в РКФ вносит содержание резолюции, а документ передает на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
4.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
4.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
4.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение - исполнитель;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
4.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение уполномоченным специалистом, рассмотрение руководством и доставляется исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется уполномоченным специалистом.