4.3.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства, его территориальных органов и подведомственных учреждений (внутреннее согласование) возлагается на исполнителя документа.
Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
Проекты писем Министерства труда и социального развития Республики Адыгея визируются начальником отдела Министерства, в котором работает исполнитель, и заместителем Министра, курирующим соответствующее направление. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.
4.3.2. Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой, электрической связью.
Документы Министерства труда и социального развития Республики Адыгея отправляется также через отдел специальной документальной связи Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея. Через отдел специальной документальной связи Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея может осуществляться отправка документов, адресованных в федеральные органы государственной власти, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочные представительства Президента Российской Федерации в федеральных округах, во все субъекты Российской Федерации. В этом случае исполнитель документа представляет уполномоченному специалисту Министерства оригинал и электронную копию документа на магнитном носителе, которые возвращаются исполнителю с отметкой о передаче.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется уполномоченным специалистом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи уполномоченный специалист осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Адресатам также отправляются бумажные оригиналы, если документы, передаваемые по каналам электрической связи, содержат финансовую информацию.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или уполномоченного специалиста.
4.3.2. Регистрационный номер отправляемого документа в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея состоит из символов "7/8" (в случае если адресат расположен на территории Республики Адыгея) или "7/4" (если адресат расположен за пределами Республики Адыгея) и порядкового номера отправляемого документа, разделяемых дефисом. Формат регистрационного номера в территориальном органе, подведомственном учреждении устанавливается самостоятельно.
В качестве регистрационного номера ответа на обращение гражданина ставится регистрационный номер этого обращения.
4.3.3. Письменный ответ на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, если при подаче обращения заявитель изъявил желание получить ответ в письменном виде, если заявитель изъявил желание получить ответ в электронном виде, то он в отсканированном виде направляется по электронному адресу, указанному в обращении.