6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. Номенклатура дел Министерства составляется на основе Положения о Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, штатного расписания, планов и отчетов о работе Министерства, перечня документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, их виды, состав и содержание.
Номенклатуры дел территориальных органов и подведомственных учреждений составляются на основе их Положений (Уставов), штатных расписаний и выполняемых ими функций.
6.1.3. В Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 8) и сводная номенклатура дел Министерства труда и социального развития ется собственная номенклатура дел (приложение N 9 примерное).
6.1.4. Сводная номенклатура дел организации подписывается лицом, уполномоченным на ведение архива (далее - архивариус), согласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Национального архива Республики Адыгея, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с Национальным архивом Республики Адыгея не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре организации.
6.1.5. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Так, например, первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве организации. Четвертый - в Национальном архиве Республики Адыгея, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.7. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации.
6.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.9. Графы номенклатур дел заполняется следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Например, в Министерстве индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства, учреждения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства труда и социального развития Республики Адыгея (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с подведомственными учреждениями об оснащении компьютерной техникой и сопровождении программного обеспечения
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий