3.1. Глава Администрации, заместители главы Администрации ведут личный прием граждан, представителей объединений граждан, в том числе юридических лиц, в соответствии с графиком личного приема граждан, утвержденным распоряжением Администрации.
3.2. Личный прием граждан, пришедших в Администрацию, проводится в специальных помещениях Администрации, обеспечивающих доступность для граждан с ограниченными физическими возможностями, общественную и пожарную безопасность, недопущение разглашения сведений, содержащихся в устных обращениях, а также отвечающих санитарно-эпидемиологическим требованиям.
3.3. Предварительная запись на личный прием граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации, производится работниками Отдела обращений граждан в понедельник, вторник, среду, четверг с 08.45 до 17.00 часов, в пятницу с 08.45 до 16.45 часов, перерыв на обед с 12.30 до 13.30 часов. Предварительная запись на личный прием по телефону не производится.
Заявитель при записи на личный прием предъявляет документ, удостоверяющий личность, и кратко излагает суть обращения.
При осуществлении предварительной записи работником Отдела обращений граждан до заявителя доводится информация о том, к какому должностному лицу Администрации он предварительно записан на личный прием, а также номере внесенной записи в Журнал предварительной записи на личный прием к главе (заместителю главы) Администрации (далее - Журнал предварительной записи). Журнал предварительной записи ведется в системе электронного документооборота Администрации по форме, согласно приложению N 3 к настоящему Порядку, в которую вносятся следующие сведения:
- порядковый номер;
- дата предварительной записи на личный прием;
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
- наименование объединения граждан, в том числе юридического лица, представителем которого является заявитель;
- почтовый адрес для направления ответа в письменной форме;
- адрес электронной почты для направления ответа в форме электронного документа;
- номер телефона и (или) факса заявителя;
- суть обращения.
При записи на личный прием устанавливается повторность или неоднократность обращений заявителя.
В случае выявления повторности или неоднократности поступления от заявителя обращений подбираются все материалы и документы по предшествующим обращениям данного заявителя.
Подобранные материалы и документы передаются должностному лицу, осуществляющему личный прием заявителя.
В ходе предварительной записи заявителю может быть отказано в записи на личный прием в случае, если:
- решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию Администрации или соответствующего должностного лица Администрации с разъяснением заявителю, в какой государственный орган или орган местного самоуправления и в каком порядке ему следует обратиться;
- по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы, и в ходе записи на личный прием он не приводит новых доводов, имеющих существенное значение для рассмотрения устного обращения;
- заявитель обжалует судебное решение;
- у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие его личность;
- заявитель имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (до устранения указанной причины).
В случае принятия решения о записи заявителя на личный прием заявителю сообщается фамилия, имя и отчество должностного лица, к которому записан заявитель, дата и время личного приема, номер кабинета.
При записи на личный прием, работником Отдела обращений граждан заполняется карточка личного приема (далее - карточка) по форме (приложение N 4 к настоящему Порядку), в которую вносятся следующие данные:
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и (или) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), наименование объединения граждан, в том числе юридического лица, представителем которого он является, почтовый адрес для направления ответа;
- по желанию заявителя год рождения, социальное положение или организационно-правовая форма юридического лица, льготный состав или основные виды деятельности юридического лица, суть обращения.
3.4. Список граждан, приглашенных на личный прием к главе Администрации, заместителю главы Администрации (приложение N 5 к настоящему Порядку) формируется работником Отдела обращений граждан согласно Журналу предварительной записи.
3.5. В ходе подготовки к личному приему главой Администрации работник Отдела обращений граждан осуществляет сбор имеющейся информации по заявленным гражданами вопросам.