РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 июня 2016 года N 301-р
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЛАСТНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
На основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года N 583-р, во исполнение поручений Губернатора Сахалинской области и председателя Правительства Сахалинской области В.Г.Щербины от 28.03.2016 N 14-ВЩ, в целях совершенствования делопроизводства путем сокращения и оптимизации бумажного документооборота и перевода его в электронный формат, а также сокращения избыточного документирования управленческих процессов:
1. Установить, что в исполнительных органах государственной власти Сахалинской области делопроизводство, за исключением секретного, осуществляется с использованием единой информационной Системы электронного делопроизводства EOS for SharePoint (далее - СЭД ЭОС) и ввести ее с 1 июля 2016 года в опытную эксплуатацию.
2. Работа с документами ограниченного пользования осуществляется в строгом соответствии с действующими порядками и регламентами по работе с такой категорией документов, использование ресурсов СЭД ЭОС осуществляется без внесения в систему информации ограниченного распространения ("ДСП", персональные данные).
3. Утвердить Временный регламент работы с документами в электронной системе документооборота СЭД ЭОС на период ее опытной эксплуатации (прилагается).
4. В целях соблюдения законодательства об архивном деле, подготовки к переходу в дальнейшем на безбумажный документооборот, а также для контроля корректного прохождения документов в период опытной эксплуатации сохранить параллельно с электронным документооборотом элементы бумажного, в том числе: издание правовых актов, направление документов в адрес Губернатора, первого заместителя Губернатора, председателя Правительства и заместителей председателя Правительства.
Необходимость подтверждения электронного образа документа экземпляром на бумажном носителе определяется:
- документов, поступивших в адрес Губернатора, Правительства и аппарата Губернатора и Правительства области, - департаментом делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства;
- документов, поступивших в адрес ОИВ и подведомственных им структур, - службами делопроизводства этих организаций.
5. Первому заместителю Губернатора - руководителю аппарата Губернатора и Правительства, заместителям председателя Правительства Сахалинской области, руководителям областных органов государственной власти, подведомственных им предприятий и организаций и рекомендовать руководителям органов местного самоуправления Сахалинской области в своих аппаратах управления и подведомственных им структурах:
5.1. обеспечить организацию делопроизводства с учетом введения СЭД ЭОС в опытную эксплуатацию;
5.2. запретить вести необоснованную внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, использовав вместо нее бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры);
5.3. актуализировать документооборот, исключив избыточные этапы прохождения документов, в том числе путем:
- исключения перерегистрации документов;
- организации предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения);
- максимального сокращения числа инстанций прохождения и исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;
- исключения необоснованных согласований, организации параллельного согласования документов одновременно всеми заинтересованными лицами;
- снижения уровня подписания документов;
5.4. определять порядок исполнения, отчетности и сроки исполнения поручений (кто исполняет и кто отчитывается, в какие сроки необходимо исполнить, а в какие представить информацию об исполнении, на чье имя представляется отчет об исполнении и кому он направляется, кто осуществляет контроль за исполнением, продление сроков исполнения и снятие с контроля) на стадии рассмотрения документов, подготовки проектов правовых актов и поручений, исключив необоснованный объем отчетных документов;
5.5. ввести в практику заслушивание отчетов об исполнении поручений на проводимых совещаниях, при посещении конкретных объектов, путем проведения комплексных проверок (в рамках исполнения отдельных поручений, решения конкретных вопросов, рассмотрения эффективности деятельности структур и т.д.);
5.6. при взаимодействии с федеральными органами государственной власти и государственными внебюджетными фондами руководствоваться распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года N 583-р (прилагается*).
________________
*Распоряжение не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
6. Агентству по информационным технологиям и связи Сахалинской области, аппарату Губернатора и Правительства Сахалинской области в соответствии с компетенцией обеспечить методическое, техническое и методологическое сопровождение работы с документами в СЭД ЭОС на период ее опытной эксплуатации и подготовки к ее введению в промышленную эксплуатацию.
7. Контроль за исполнением настоящего распоряжения и соблюдением требований Временного регламента работы с документами в электронной системе документооборота СЭД ЭОС в период ее опытной эксплуатации возложить на руководителей областных органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства, подведомственных им структур, а также органов местного самоуправления.
Председатель Правительства
Сахалинской области
В.Г.Щербина