ПРАВИТЕЛЬСТВО САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 июня 2016 года N 301-р
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЛАСТНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
На основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года N 583-р, во исполнение поручений Губернатора Сахалинской области и председателя Правительства Сахалинской области В.Г.Щербины от 28.03.2016 N 14-ВЩ, в целях совершенствования делопроизводства путем сокращения и оптимизации бумажного документооборота и перевода его в электронный формат, а также сокращения избыточного документирования управленческих процессов:
1. Установить, что в исполнительных органах государственной власти Сахалинской области делопроизводство, за исключением секретного, осуществляется с использованием единой информационной Системы электронного делопроизводства EOS for SharePoint (далее - СЭД ЭОС) и ввести ее с 1 июля 2016 года в опытную эксплуатацию.
2. Работа с документами ограниченного пользования осуществляется в строгом соответствии с действующими порядками и регламентами по работе с такой категорией документов, использование ресурсов СЭД ЭОС осуществляется без внесения в систему информации ограниченного распространения ("ДСП", персональные данные).
3. Утвердить Временный регламент работы с документами в электронной системе документооборота СЭД ЭОС на период ее опытной эксплуатации (прилагается).
4. В целях соблюдения законодательства об архивном деле, подготовки к переходу в дальнейшем на безбумажный документооборот, а также для контроля корректного прохождения документов в период опытной эксплуатации сохранить параллельно с электронным документооборотом элементы бумажного, в том числе: издание правовых актов, направление документов в адрес Губернатора, первого заместителя Губернатора, председателя Правительства и заместителей председателя Правительства.
Необходимость подтверждения электронного образа документа экземпляром на бумажном носителе определяется:
- документов, поступивших в адрес Губернатора, Правительства и аппарата Губернатора и Правительства области, - департаментом делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства;
- документов, поступивших в адрес ОИВ и подведомственных им структур, - службами делопроизводства этих организаций.
5. Первому заместителю Губернатора - руководителю аппарата Губернатора и Правительства, заместителям председателя Правительства Сахалинской области, руководителям областных органов государственной власти, подведомственных им предприятий и организаций и рекомендовать руководителям органов местного самоуправления Сахалинской области в своих аппаратах управления и подведомственных им структурах:
5.1. обеспечить организацию делопроизводства с учетом введения СЭД ЭОС в опытную эксплуатацию;
5.2. запретить вести необоснованную внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, использовав вместо нее бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры);
5.3. актуализировать документооборот, исключив избыточные этапы прохождения документов, в том числе путем:
- исключения перерегистрации документов;
- организации предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения);
- максимального сокращения числа инстанций прохождения и исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;
- исключения необоснованных согласований, организации параллельного согласования документов одновременно всеми заинтересованными лицами;
- снижения уровня подписания документов;
5.4. определять порядок исполнения, отчетности и сроки исполнения поручений (кто исполняет и кто отчитывается, в какие сроки необходимо исполнить, а в какие представить информацию об исполнении, на чье имя представляется отчет об исполнении и кому он направляется, кто осуществляет контроль за исполнением, продление сроков исполнения и снятие с контроля) на стадии рассмотрения документов, подготовки проектов правовых актов и поручений, исключив необоснованный объем отчетных документов;
5.5. ввести в практику заслушивание отчетов об исполнении поручений на проводимых совещаниях, при посещении конкретных объектов, путем проведения комплексных проверок (в рамках исполнения отдельных поручений, решения конкретных вопросов, рассмотрения эффективности деятельности структур и т.д.);
5.6. при взаимодействии с федеральными органами государственной власти и государственными внебюджетными фондами руководствоваться распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года N 583-р (прилагается*).
________________
*Распоряжение не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
6. Агентству по информационным технологиям и связи Сахалинской области, аппарату Губернатора и Правительства Сахалинской области в соответствии с компетенцией обеспечить методическое, техническое и методологическое сопровождение работы с документами в СЭД ЭОС на период ее опытной эксплуатации и подготовки к ее введению в промышленную эксплуатацию.
7. Контроль за исполнением настоящего распоряжения и соблюдением требований Временного регламента работы с документами в электронной системе документооборота СЭД ЭОС в период ее опытной эксплуатации возложить на руководителей областных органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства, подведомственных им структур, а также органов местного самоуправления.
Председатель Правительства
Сахалинской области
В.Г.Щербина
Утвержден
распоряжением
Правительства Сахалинской области
от 21.06.2016 N 301-р
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА СЭД ЭОС НА ПЕРИОД ЕЕ ОПЫТНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ
1. В целях совершенствования документационного обеспечения управления в органах государственной власти Сахалинской области вводится в опытную эксплуатацию единая информационная Система электронного делопроизводства EOS for SharePoint (далее - СЭД ЭОС), которая предусматривает использование при осуществлении управленческой деятельности безбумажного документооборота в рамках единого информационного пространства (далее - внутренняя среда).
2. Уполномоченным органом по организации, координации и планированию работ по внедрению, эксплуатации и развитию СЭД ЭОС является агентство по информационным технологиям и связи Сахалинской области (далее - агентство ИТиС).
3. Оператором СЭД ЭОС является государственное бюджетное учреждение Сахалинской области "Сахалинский областной центр информатизации" (далее - ГБУ "СОЦИ"), которое осуществляет технологическое сопровождение СЭД ЭОС, включая сопровождение программного обеспечения.
4. Уполномоченным органом по методологическому и методическому сопровождению ведения делопроизводства является департамент делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области (Департамент делопроизводства).
5. Основным алгоритмом работы в СЭД ЭОС является обмен в электронном формате между субъектами внутренней среды документами, за исключением документов, имеющих грифы секретности и "Для служебного пользования", а также являющихся носителями персональных данных, на принципах:
- организации и функционирования единой системы делопроизводства среди органов государственной власти Сахалинской области, местного самоуправления;
- оптимизации документопотоков путем упразднения избыточных этапов прохождения документов (перерегистрация, перенаправление, досылка на бумажных носителях и т.п.);
- однократной регистрации документов, созданных в системе, после их подписания (утверждения).
6. Субъектами внутренней среды СЭД ЭОС являются:
- Губернатор Сахалинской области (далее - Губернатор);
- Первый заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области и его группа помощников (далее - первый заместитель Губернатора, группа первого заместителя Губернатора соответственно);
- Председатель Правительства Сахалинской области и его группа помощников (далее - председатель Правительства, группа председателя Правительства соответственно);
- заместители председателя Правительства Сахалинской области и группы их помощников (далее - заместители председателя Правительства, группы заместителей председателя Правительства соответственно);
- заместители руководителя Аппарата, структурные подразделения Аппарата (далее - структурные единицы Аппарата);
- органы исполнительной власти Сахалинской области, их структурные единицы и подведомственные предприятия, учреждения и организации (далее - ОИВ, структурные единицы ОИВ, подведомственные структуры ОИВ соответственно);
- администрации муниципальных образований Сахалинской области (далее - ОМСУ).
Включение в состав субъектов внутренней среды СЭД ЭОС и ведение Реестра осуществляет ГБУ "СОЦИ" на основании представляемых в установленном порядке заявок. Форма заявки на подключение к СЭД ЭОС, порядок ее подачи и перечень прилагаемых документов утверждается агентством ИТиС.
7. В случае если работу в системе (процессы - рассмотрение, согласование, утверждение) за руководителя осуществляет уполномоченное лицо, которое:
- согласовать или утвердить средствами СЭД ЭОС может только в том случае, когда руководитель рассмотрел и согласовал или утвердил документ на бумажном носителе;
- при отработке процессов рассмотрение, согласование, утверждение, перед нажатием кнопки "согласен" заполняет поле "примечание" текстом "подпись... (Фамилия и Инициалы руководителя либо лица, его замещающего, в данном случае указывается должность)".
8. Субъектами внешней среды СЭД ЭОС являются органы государственной власти, местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации различных организационно-правовых форм и форм собственности (юридические лица), не подключенные к СЭД ЭОС и не входящие в перечень субъектов внутренней среды СЭД ЭОС, а также граждане (физические лица) (далее - субъекты внешней среды, внешние адресаты).
Учет и корректировку в СЭД ЭОС справочников субъектов внешней среды осуществляет ГБУ "СОЦИ", уполномоченные сотрудники Аппарата, ОИВ в установленном порядке.
9. Основные управленческие процессы, документирование которых осуществляется с использованием СЭД ЭОС:
Документированию в Правительстве, ОИВ и подведомственных им структурах посредством оформления их в виде документов в СЭД ЭОС подлежат управленческие процессы:
- издание правовых актов;
- издание поручений руководителей;
- оформление документов по итогам проведения заседаний, в том числе Правительства, коллегиальных консультативных, совещательных и рабочих органов, рабочих совещаний, встреч и поездок (протоколы, перечни поручений);
- выдача поручений по рассмотренным руководителями документам, в том числе входящих (далее - указания), и отчет об их исполнении;
- подготовка служебной корреспонденции (письма, информационные, пояснительные и докладные записки, заявки, акты и др.);
10. Основные документопотоки, осуществляемые с использованием СЭД ЭОС:
- правовые акты Губернатора, Правительства и их проекты;
- правовые акты Аппарата, ОИВ, подведомственных Аппарату и ОИВ структур и их проекты;
- документы за подписью Губернатора, первого заместителя Губернатора, председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, адресованные субъектам внешней среды (исходящая внешняя корреспонденция Губернатора и Правительства), и их проекты;
- документы за подписью руководителей Аппарата, его структурных подразделений, ОИВ, подведомственных Аппарату и ОИВ структур, адресованные субъектам внешней среды (исходящая внешняя корреспонденция ОГВ), и их проекты;
- поручения Губернатора, первого заместителя Губернатора, председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, данные руководителям органов и организаций как субъектам внутренней, так и внешней среды, и их проекты;
- служебная корреспонденция, адресованная Губернатору, Правительству от субъектов внешней среды (входящая внешняя корреспонденция Губернатора и Правительства);
- служебная корреспонденция, адресованная руководителям Аппарата, его структурных подразделений, ОИВ, подведомственных Аппарату и ОИВ структур от субъектов внешней среды (входящая внешняя корреспонденция ОГВ);
- служебная корреспонденция, адресованная Губернатору, заместителям Губернатора, заместителям председателя Правительства от субъектов внутренней среды (внутренняя корреспонденция Губернатора и Правительства), и их проекты;
- документы за подписью руководителей Аппарата, его структурных подразделений, ОИВ, подведомственных Аппарату и ОИВ структур, адресованные субъектам внутренней среды (исходящая внутренняя корреспонденция ОГВ), и их проекты.
11. Регламентация работы в СЭД ЭОС.
Работа в СЭД ЭОС осуществляется в соответствии с инструктивными документами (инструкции, руководства пользователя и т.п.), подготовленными ГБУ "СОЦИ" и размещенными в открытом доступе на главной странице СЭД ЭОС и настоящим Регламентом.
Регламенты по порядку разработки, рассмотрения, согласования, исполнения, контроля и отчетности об исполнении поручений утверждаются:
- документов и поручений Губернатора, Правительства и Аппарата - первым заместителем Губернатора;
- документов ОИВ и подведомственных им структур - руководителями соответствующих органов и структур с соблюдением требований настоящего Временного регламента и положений действующих Регламента Правительства Сахалинской области и Инструкции по делопроизводству;
- документов ОМСУ - в соответствии с порядками, установленными в администрациях муниципальных образований.
Основные правила по работе в СЭД ЭОС при подготовке правовых актов
12. Подготовка проектов правовых актов Губернатора и Правительства и последующая работы с ними.
12.1. Правовые акты Губернатора и Правительства создаются в СЭД ЭОС как проекты специалистами Аппарата, ОИВ, подведомственных им структур (далее - разработчики) на соответствующих бланках, размещенных в системе, проходят этап согласования с заинтересованными должностными лицами и структурами в соответствии с утвержденными регламентами, подписываются (утверждаются) руководителями соответствующих органов и структур, регистрируются уполномоченными лицами (далее - делопроизводители) и рассылаются уже как документы соответствующим должностным лицам, органам, организациям и структурам для исполнения (далее - исполнители).
12.2. Подготовка в СЭД ЭОС проектов правовых актов Губернатора и Правительства осуществляется разработчиками в соответствии с Руководством пользователя системы СЭД ЭОС, утвержденной ГБУ "СОЦИ" (далее - Руководство пользователя), с создания в системе проекта правового акта.
