Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год.
Для протоколов различных заседаний датой является день, месяц и год их проведения, а для постановлений, распоряжений администрации, приказов и писем - день их подписания.
Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой. Способ написания даты зависит от характера документа. В нормативных документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты.
Например: 05 апреля 2012 г.
В остальных случаях - цифровой способ оформления даты, он оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: 05.04.2012
Дата подписания указывается в левой верхней части документа.
Если документ готовится не на бланке, то дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, ниже на 2 - 3 интервала. Этот порядок допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах.
Все отметки на служебных документах, связанные с прохождением и исполнением их, датируются и подписываются.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Данный реквизит обязателен для всех видов документов.