15.1. Сводная номенклатура дел администрации города, иных органов местного самоуправления формируется на основании представленных перечней документов, образующихся в результате деятельности органов администрации города, иных органов местного самоуправления, подлежит рассмотрению на заседании экспертной комиссии по архивным вопросам администрации города, иных органов местного самоуправления.
Сводная номенклатура дел администрации утверждается первым заместителем главы администрации города, руководителем аппарата, сводная номенклатура дел иных органов местного самоуправления утверждается руководителем данного органа и согласовывается с архивным отделом администрации не реже одного раза в 5 лет.
В случае коренного изменения функций и структуры администрации города, иных органов местного самоуправления разрабатывается новая номенклатура дел.
15.2. Выписки из сводной номенклатуры дел администрации города направляются органам администрации города, иным органам местного самоуправления для внедрения в делопроизводство и оформления дел.
15.3. Номенклатура дел в органах администрации города, иных органах местного самоуправления подлежит ежегодному уточнению и переутверждению руководителем.
15.4. Руководители органов администрации города, иных органов местного самоуправления несут ответственность за сохранность документов в соответствии с нормативными правовыми актами в области архивного дела.
При смене специалистов передача документов должна проводиться по акту приема-передачи.
15.5. Документы с момента их заведения в органах администрации города, иных органах местного самоуправления и до передачи в ведомственный архив находятся на хранении по месту их формирования.
15.6. Порядок приема, сохранности и оборота архивных документов в органах администрации города, иных органах местного самоуправления регламентируется действующим законодательством об архивном деле и Положением об архивном отделе администрации города.
15.7. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения подлежат экспертизе ценности документов внутри дела (удаляются копии и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы внутри дела формируются в хронологической последовательности на скоросшивателе.
Допускается не проводить экспертизу документов в делах временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Ежегодно дела с истекшими сроками хранения следует выделять к уничтожению с составлением акта.
15.8. Дела постоянного хранения и по личному составу (долговременного срока хранения), законченные в делопроизводстве, через 2 года передаются в ведомственный архив администрации города, иного органа местного самоуправления, где хранятся в течение 5 лет, после чего управленческие документы постоянного хранения передаются в архивный отдел администрации города на постоянное хранение.
15.9. Документы, находящиеся на ведомственном хранении, должны храниться в шкафах или стеллажах в условиях, обеспечивающих их полную сохранность.
15.10. В случае ликвидации или реорганизации органа администрации города, иного органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия его руководитель обязан принять меры по обеспечению сохранности управленческих документов постоянного хранения, документов по личному составу в соответствии с действующим законодательством об архивном деле.
Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивный отдел администрации города возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) органа администрации города, иного органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия.