6.1. Правовыми актами администрации города являются постановления и распоряжения, издаваемые главой администрации города в пределах своих полномочий. Постановления администрации города издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Алтайского края. Постановления имеют, как правило, нормативный характер. Распоряжения администрации города издаются по вопросам организации работы администрации.
6.2. Учет правовых актов вышестоящих органов власти, правовых актов администрации города, служебной корреспонденции осуществляет организационно-контрольный комитет.
6.3. Основными задачами контроля за исполнением правовых актов и служебной корреспонденции являются: обеспечение выполнения мероприятий, определенных правовыми актами и резолюциями главы администрации города либо заместителей главы администрации города, в полном объеме и в установленные сроки, своевременное выявление их невыполнения, информирование ответственными исполнителями должностных лиц, на которых возложен контроль, о ходе и результатах исполнения правовых актов и служебной корреспонденции.
6.4. Контроль за исполнением правовых актов и входящей служебной корреспонденции осуществляют глава администрации города либо заместители главы администрации города, а также руководители органов администрации города, иных органов местного самоуправления.
Организационно-контрольный комитет администрации города осуществляет проверки по исполнению правовых актов, служебной корреспонденции.
6.5. Порядок организации работы с правовыми актами и служебной корреспонденцией устанавливается Инструкцией по делопроизводству.
6.6. Организационно-контрольным комитетом администрации города ежеквартально готовятся постановления администрации города о снятии с контроля, продлении сроков исполнения, признании утратившими силу, отмене правовых актов на основании предложений заместителей главы администрации города.
Снятие с контроля служебной корреспонденции осуществляется должностным лицом, которое поставило его на контроль, либо в его отсутствие - его заместителем.
6.7. Ответственность за своевременное исполнение правовых актов и служебной корреспонденции возлагается на заместителей главы администрации города, руководителей органов администрации города, иных органов местного самоуправления, ответственных за их выполнение.
6.8. Организация работы со служебной корреспонденцией осуществляется отделом канцелярии организационно-контрольного комитета, в органах администрации города и органах местного самоуправления - лицом, ответственным за делопроизводство в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
6.9. Все поступающие документы в день поступления регистрируются и передаются руководству для предварительного рассмотрения, результаты которого отражаются в резолюции. В соответствии с содержанием и резолюцией руководства документ ставится на контроль и определяется срок его исполнения:
с конкретным сроком исполнения - в указанный срок;
с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;
с пометкой "оперативно", по запросам депутатов - в 10-дневный срок;
с резолюцией "для предложений" - в течение 15 рабочих дней;
остальные - в течение месяца.
Все документы передаются исполнителю под роспись.
6.10. Если поручение по исполнению документа возложено на нескольких исполнителей, то первым, как правило, указывается лицо, ответственное за организацию исполнения. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, определенные ответственным исполнителем, предоставить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнитель не вправе направлять контролирующему самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя.
Ответственный исполнитель направляет контролирующему обобщенный ответ с приложением информаций соисполнителей либо завизированный ими.
6.11. В случае, если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, то исполнитель за три дня до истечения срока направляет контролирующему письмо с просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причины продления и планируемой даты исполнения. Срок исполнения документа не может продлеваться более двух раз.
6.12. Организация работы с документами, полученными по электронной почте, осуществляется в общем порядке согласно Инструкции по делопроизводству с обязательной отметкой о способе получения документа в электронной базе данных (журнале регистрации) и штампа "Получено по электронной почте" с указанием даты получения на бумажном экземпляре документа.
Обязательной регистрации подлежат документы, содержащиеся в официальных электронных письмах.
Официальное электронное письмо - это сообщение, поступившее по электронной почте на официальный адрес либо отправленное с официального электронного адреса комитета (отдела) администрации города (органа местного самоуправления), которое содержит документ без электронной цифровой подписи, имеющий комплекс реквизитов, установленных Инструкцией по делопроизводству, и оригинал на бумажном носителе.
Принятый документ распечатывается, регистрируется и передается на исполнение в соответствии с правилами организации документооборота. Приложение к документу не распечатывается, а направляется руководителю (помощнику) и исполнителю в электронном виде.
Не подлежат обязательной распечатке документы, не отвечающие требованиям Инструкции по делопроизводству, документы справочно-информационного и технического характера, реклама.
Отправка официальных электронных писем осуществляется администратором электронной почты при наличии оригинала документа, подписанного руководителем, и его выверенной электронной копии, которая имеет реквизиты, установленные Инструкцией по делопроизводству (бланк, регистрационный номер, дата).
При наличии технических возможностей файл, содержащий электронную копию документа, прикрепляется к регистрационной карточке в электронной базе данных.
Официальные электронные письма, требующие контроля исполнения, подлежат обязательному хранению в официальном почтовом ящике не менее одного года с момента получения (отправки).