8.3.1.1. Документы Администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации муниципального образования город Салехард (далее - муниципальный архив).
8.3.1.2. Для хранения указанных документов и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на муниципальное хранение Администрация города организует формирование архива Администрации города.
В архив Администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 2 года после их завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации города, как правило, не подлежат. Они хранятся у ответственных делопроизводителей в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Передача дел в архив Администрации города осуществляется в порядке и в сроки, определяемые распоряжением Администрации города.
8.3.1.3. В период подготовки дел к передаче в архив Администрации города принимающим специалистом службы делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные делопроизводители обязаны устранить.
8.3.1.4. Прием каждого дела производится в присутствии ответственного делопроизводителя. При этом на оба экземпляра описи против каждого дела, включенного в нее, ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, принимающего дела в архив Администрации города, и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Администрации города передаются регистрационные картотеки на документы и (или) базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, конвертированные (преобразованные) в структурированный вид текстового формата. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются ответственными делопроизводителями с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Администрации города (ответственность за сохранность документов при транспортировке и их сдачу несет подразделение, передающее документы).
8.3.1.5. Дела постоянного хранения через 5 лет передаются на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе".
Дела по личному составу находятся в архиве Администрации города в течение 75 лет.
8.3.1.6. Подготовка документов и дел к передаче в архив Администрации города и на уничтожение предусматривает проведение комплекса работ, включая:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел и подготовку к передаче в архив Администрации города;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.