3.2.1. Документы Администрации города (далее - документы) изготавливаются с использованием электронно-вычислительной. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.). Заполнение полей форм на бумажном носителе может осуществляться с использованием машинописной техники.
Документы оформляются на одной стороне бланков или стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом черного цвета. Допускается оформление документов на бумаге иных стандартных форматов. Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Электронные документы создаются в формате визуальных форм СЭДД или форматах, обеспечивающих воспроизведение реквизитов и текста, идентичных оформленным на бумажном носителе.
3.2.2. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером NN 12, 13, 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. При печатании таблиц допускается использование шрифтов других размеров.
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется уменьшение количества строк непечатаемых символов, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
3.2.3. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.
3.2.4. Документы имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.2.5. Герб муниципального образования.
Размещение герба муниципального образования на документах осуществляется в соответствии с Положением об официальных символах города Салехарда, утвержденным решением Городской Думы города Салехарда от 09 декабря 2004 года N 39, муниципальными правовыми актами. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба муниципального образования устанавливается Главой Администрации города.
3.2.6. Полное наименование органа местного самоуправления - Администрация муниципального образования город Салехард
На бланках структурных подразделений Администрации города, наделенных статусом юридического лица, координационных, совещательных и иных органов, образованных Администрацией города, их наименование указывается ниже наименования "Администрация муниципального образования город Салехард" шрифтом более крупного размера. На бланке должностного лица указывается полное наименование должности.
3.2.7. Справочные данные об исполнительном органе.
Справочные данные об Администрации города (структурном подразделении Администрации города) указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта), официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Администрации города (структурного подразделения Администрации города).
3.2.8. Наименование вида документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
В письмах наименование вида документа не указывается.
3.2.9. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя строками непечатаемых символов.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.