8.3.2.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов Администрации города проводится на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
8.3.2.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к передаче в архив Администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается постановлением Администрации города. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти автономного округа в области архивного дела.
Состав ЭК утверждается постановлением Администрации города.
8.3.2.3. ЭК является совещательным органом, ее решения утверждаются заместителем Главы Администрации города, управляющим делами. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
8.3.2.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города непосредственно ответственными делопроизводителями совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством службы делопроизводства.
8.3.2.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации города; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему оперативному хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.