6.1.1. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, проводимых Главой Администрации города и заместителями Главы Администрации города, заседаниях коллегиальных органов, созданных при Администрации города.
6.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе совещания (заседания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то ведение звукозаписи, оформление стенограммы и подготовка протокола этого совещания (заседания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования".
6.1.4. Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов совещаний (заседаний), проводимых Главой Администрации и заместителями Главы Администрации города, возлагается на специалистов структурных подразделений Администрации города, на которых возложена подготовка совещания (заседания). Ведение записи (стенограммы), сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов, созданных при Администрации города, - на ответственных секретарей соответствующих коллегиальных органов.
6.1.5. Протоколы имеют следующие реквизиты (приложение N 11 к настоящей Инструкции):
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку насыщенным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания располагается по центру, печатается насыщенным шрифтом, отделяется от предыдущего реквизита двумя строками непечатаемых символов.
Место проведения совещания (заседания) указывается при оформлении протоколов совещания (заседания) в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается по центру через две строки непечатаемых символов после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой.
Датой протокола является дата совещания (заседания). Дата оформляется в словесно-цифровой форме и печатается через две строки непечатаемых символов ниже предыдущего реквизита. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные символы.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Список участвующих в совещании ранжируется в алфавитном порядке. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются с начала абзаца и нумеруются арабскими цифрами.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами шрифтом насыщенного начертания, каждое - с начала абзаца, после них ставится двоеточие. Каждый раздел отделяется друг от друга одной строкой непечатаемых символов.
В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
6.1.6. К протоколу прилагаются тексты проектов решений, список присутствующих на совещании, при необходимости стенограмма или аудиозапись, а также переданные председателю (председательствующему) письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слово ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.
6.1.7. Протокол подписывается председателем (председательствующим) заседания (совещания), отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов, включает личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) председательствовавшего на заседании (совещании).
6.1.8. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя строками непечатаемых символов и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).