Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый, единственный или оговоренный в тексте самого документа экземпляр документа, а также все экземпляры электронного документа, подписанные при помощи электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой автором документа в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу в установленных действующим законодательством случаях;
регистрационно-контрольная карточка (РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя электронную копию документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации города или ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав архивного фонда муниципального образования;
дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности Администрации города;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
делопроизводитель - лицо, ответственное за ведение делопроизводства должностного лица, Администрации города или ее структурного подразделения;
документальный фонд Администрации города или ее структурного подразделения - совокупность документов, образующихся в процессе их деятельности;
печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.