1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Администрация города).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), утвержденным постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года N 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 02 декабря 2009 года N 76.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами Администрации города независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами и электронными копиями документов, включая подготовку, обработку, исполнение, использование и хранение документов, осуществляемые с использованием системы электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД).
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или Ямало-Ненецкого автономного округа для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
1.5. Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работников Администрации города. Каждый работник Администрации города несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у него служебных документов.
1.6. При работе с документами, поступившими в Администрацию города, не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений. Сотрудники обязаны соблюдать физическую целостность оригиналов документов и резолюций к ним, обеспечить их возврат в установленном настоящей Инструкцией порядке.
С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Информация, раскрывающая содержание документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Администрации города в случае увольнения сотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу по акту всех находящихся у него на исполнении, контроле или хранении документов лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю.