8.1.1. Основой формирования документального фонда Администрации города является номенклатура дел Администрации города.
8.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения правовых актов, регламентирующих деятельность Администрации города и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в результате деятельности Администрации города.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела и документы с отметкой конфиденциальности и т.д.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Названиями разделов номенклатуры дел Администрации города являются наименования структурных подразделений Администрации города.
8.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации города разрабатывается службой делопроизводства Администрации города на основе (своде) номенклатур дел структурных подразделений Администрации города, подписывается начальником службы делопроизводства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается заместителем Главы Администрации города, управляющим делами.
8.1.5. Согласование с ЭПК номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений в Администрации города.
8.1.6. Сводная номенклатура дел ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения сводной номенклатуры дел распоряжением Администрации города в структурных подразделениях назначаются ответственные делопроизводители, осуществляющие ведение соответствующих ее разделов.
Обязанности по ведению делопроизводства с перечнем разделов и заголовков дел включаются в должностную инструкцию работника.
Ответственным делопроизводителям направляются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.
8.1.7. Сводная номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:
- первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дела;
- второй используется в службе делопроизводства в качестве рабочего экземпляра;
- третий применяется в архиве Администрации города;
- четвертый - в архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города.
8.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 13 к настоящей Инструкции):
8.1.8.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка и, при необходимости, подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где:
12 - обозначение раздела,
05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
8.1.8.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и организаций.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) - номинальный признак, является обязательным;