Основными функциями архивного отдела являются:
2.1. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
2.2. Подготовка проектов правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа.
2.3. Учет и хранение документов, принятых в архивный отдел, в том числе:
- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в архивный отдел, в том числе документов личного происхождения;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архивного отдела.
2.4. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
- формирование списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Главой Администрации города и согласовываемых службой по делам архивов автономного округа, проведение систематической работы по их уточнению;
- осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) срока хранения в архивный отдел;
- организация приема на хранение в архивный отдел документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.