3.14. Основанием для начала процедуры подготовки и оформления результата предоставления муниципальной услуги является получение ответственным исполнителем запроса и указаний по его исполнению.
3.15. По итогам анализа тематики запроса, поступившего в адрес муниципального архива, ответственный исполнитель:
- при наличии архивных документов, необходимых для исполнения запроса в муниципальном архиве, приступает к исполнению данного запроса;
- при выявлении факта хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, в других архивных учреждениях автономного округа и (или) организациях направляет запрос по принадлежности.
3.16. В случае отсутствия архивных документов в муниципальном архиве, необходимых для исполнения запроса, ответственный исполнитель готовит проект письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другие архивные учреждения и (или) организации автономного округа.
3.17. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, ответственный исполнитель готовит проект письма в соответствующие организации и копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.18. В случае если запрос не может быть исполнен, ответственный исполнитель готовит проект информационного письма с объяснением причин невозможности исполнения данного запроса.
При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и (или) организаций других субъектов Российской Федерации.
3.19. В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги ответственный исполнитель, установивший основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги, формирует на официальном бланке муниципального архива письменное уведомление заявителю с обоснованием причин отказа.
3.20. При отсутствии у заявителя права на получение запрашиваемых сведений ответственный исполнитель дает мотивированный отказ в получении запрашиваемых сведений и разъясняет заявителю дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.21. Ответственный исполнитель передает результат предоставления муниципальной услуги на подпись начальнику архивного отдела или лицу, его замещающему.
Максимальный срок выполнения действия составляет 3 дня.
3.22. Подготовленная по запросу информация в течение 2 дней подписывается начальником архивного отдела.
3.23. При наличии замечаний подготовленная по запросу информация возвращается на доработку ответственному исполнителю, дорабатывается в течение одного дня и передается на подпись начальнику архивного отдела.
3.24. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.
3.25. Общая продолжительность исполнения административной процедуры составляет не более 30 дней с момента регистрации запроса в муниципальном архиве.