4.1. Акты Росархива, а также резолюции (поручения) руководителя (заместителей руководителя) по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение дня, а срочные и оперативные - незамедлительно.
В поручении может устанавливаться срок (календарная дата) его исполнения, а если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение 30 календарных дней с даты его подписания. Если в поручении имеется указание "срочно" ("незамедлительно") оно подлежит исполнению в течение 3 дней с даты подписания. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.
4.2. Структурное подразделение Росархива, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения, руководитель этого структурного подразделения Росархива организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.
В случаях, когда для реализации полномочий Росархива, в частности, для исполнения поручений, необходимо получение информации, заключений, экспертиз (далее - информация) от других федеральных органов исполнительной власти, в соответствующий федеральный орган исполнительной власти направляется запрос в электронной форме с использованием системы межведомственного электронного документооборота или в форме документов на бумажном носителе. Срок получения информации указывается в запросе.
4.3. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
по документам, направленным на исполнение поручением руководителя (заместителей руководителя), - на основании резолюции руководителя (заместителей руководителя в части, касающейся данных этими заместителями руководителя поручений);
по документам, направленным на исполнение руководителем структурного подразделения - на основании письменной резолюции заместителя руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) или по письменной договоренности руководителей соответствующих структурных подразделений Росархива.
Информация об изменении головного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) Общим отделом с режимно-секретной частью.
4.4. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководителю (заместителю руководителя) руководителем заинтересованного структурного подразделения Росархива в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
4.5. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных поручением, руководители структурных подразделений Росархива обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При необходимости головным исполнителем могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения, учреждения запросы, которые являются обязательными для исполнения. Головной исполнитель также представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
4.6. Соисполнители (структурные подразделения, учреждения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений Росархива (учреждений).
Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителями головной исполнитель информирует об этом руководителя (заместителя руководителя, давшего поручение).
В случае если исполнение поручения руководителя (заместителя руководителя) по объективным причинам (кроме срочных и оперативных поручений) невозможно, руководители структурных подразделений Росархива и учреждений в течение 10 дней с даты подписания поручения представляют в установленном порядке руководителю (заместителю руководителя) докладную записку о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
По поручениям руководителя (заместителя руководителя) с указанием "срочно" ("незамедлительно") докладная записка представляется в течение 1 дня с даты подписания поручения, а с указанием "оперативно" - в течение 5 дней.
4.7. В случае если поручение руководителя (заместителя руководителя) не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю (заместителю руководителя) объяснение о ходе исполнения поручения с указанием гражданских служащих (работников), на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения гражданских служащих (работников).
Объяснения, представляемые руководителю, визируются заместителем руководителя, курирующим головного исполнителя.