9.2.1. Управление делопроизводства и документооборота совместно с департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области обеспечивает стенографирование и ведение аудиозаписи заседаний Правительства области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области.
Стенографирование указанных мероприятий осуществляется по заявкам, представляемым в управление делопроизводства и документооборота.
9.2.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется в специальных тетрадях, параллельно ведется запись на цифровых носителях.
9.2.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в течение суток после проведения заседания или совещания. Текст визируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, на оборотной стороне листа.
9.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Цифровые записи и тетради также хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего уничтожаются.
9.2.5. Один экземпляр расшифрованных стенографических записей совещаний у Губернатора области передается ответственному за делопроизводство Губернатора области, второй хранится в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, а затем в установленном порядке передается на архивное хранение.
9.2.6. В электронном виде расшифрованные стенографические записи хранятся не менее года, по истечении которого соответствующие файлы в установленном порядке передаются на архивное хранение.
9.2.7. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области выдаются органам исполнительной власти, ответственным за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях Правительства области, и лицам, получившим поручения председательствующего на заседании Правительства области. По прошествии надобности они уничтожаются.
9.2.8. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.