8.4.5.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов органов исполнительной власти при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти.
Передача документов ликвидируемых органов исполнительной власти осуществляется ликвидационной комиссией.
В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель управления государственной архивной службы Самарской области.
8.4.5.2. При ликвидации органа исполнительной власти:
документы постоянного срока хранения, документы по личному составу должны быть переданы в соответствующий государственный архив;
документы по личному составу должны быть переданы в государственное бюджетное учреждение Самарской области "Самарский областной государственный архив документов по личному составу";
документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией;
документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации органа исполнительной власти, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.
8.4.5.3. При реорганизации органов исполнительной власти документы передаются вновь возникшим органам исполнительной власти в соответствии с их компетенцией по актам приема-передачи.
Перед передачей документов органов исполнительной власти в случае ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении органа исполнительной власти.
Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый орган исполнительной власти организуют устранение указанных нарушений.