7.3.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
7.3.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в структурном подразделении органа исполнительной власти, на который возложена функция регистрации документов.
7.3.3. Поступающие, исходящие и создаваемые документы учитываются отдельно.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
При учете документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу, согласно заказам на копировально-множительные работы.
7.3.4. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства органа исполнительной власти и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.