1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию и порядку работы с документами, общие требования по организации документооборота в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - органы исполнительной власти).
Применение Инструкции способствует унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов, формированию официально-делового стиля документов в органах исполнительной власти.
При составлении и оформлении документов сотрудники органов исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1 - 89 к ней.
(в ред. Распоряжения Губернатора Самарской области от 27.11.2019 N 538-р)
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами, ГОСТами (приложение 1).
1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, установление единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в системе органов исполнительной власти, нормативно-методическое руководство и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства и документооборота секретариата Правительства Самарской области (далее соответственно - управление делопроизводства и документооборота, секретариат Правительства области).
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.5. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительной власти (далее - АИС ДД), должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.6. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти осуществляется ответственным за делопроизводство, иными сотрудниками, на которых возлагаются эти обязанности (далее - ответственный за делопроизводство). Ответственный за делопроизводство несет ответственность за выполнение возложенных на него функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в органе исполнительной власти и его подразделениях.
На ответственного за делопроизводство возлагаются следующие основные функции:
прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных органом исполнительной власти, количеству документов, зарегистрированных в АИС ДД, а также правильности их регистрации;
передача зарегистрированных документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя иным должностным лицам органа исполнительной власти, документов с указаниями по исполнению - исполнителям;
оформление проектов резолюций, служебных писем и других документов за подписью руководителя;
контроль исполнения документов в подразделениях органа исполнительной власти с использованием электронного документооборота;