3.3.7.1. Докладная записка оформляется в случае необходимости информирования руководителя сотрудником, иным руководителем о сложившейся ситуации, имевшем месте факте, выполненной работе, содержит выводы и предложения составителя.
Служебная записка оформляется в случае ведения внутренней переписки между подразделениями органа исполнительной власти или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, по вопросам, входящим в их компетенцию. Служебная записка информирует о необходимости решения оперативных вопросов, при этом в служебную записку не включаются вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления. Информация, содержащаяся в служебной записке, используется внутри организации.
Объяснительная записка оформляется в случае необходимости объяснить причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия (нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.д.).
3.3.7.2. Взаимодействие структурных подразделений органов исполнительной власти посредством докладных, служебных и объяснительных записок осуществляется по поручению руководителя или его заместителей, а также по собственной инициативе должностного лица.
3.3.7.3. Структура докладной, служебной, объяснительной записки включает в себя дату, регистрационный номер, фамилию, имя, отчество адресата, наименование вида документа (докладная, служебная, объяснительная записка), собственно текст, подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровку.
Текст докладной, служебной, объяснительной записки оформляется на бумаге формата A4 с учетом требований, предъявляемых к оформлению документов, изложенных в подразделе 3.1.2 Инструкции.
Структура и содержание записки аналогичны построению и изложению служебного письма. В тексте записки в зависимости от ее вида, как правило, выделяют три части.
В первой части приводятся мотивы подготовки записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления записки. Во второй части приводятся просьбы, анализ сложившейся ситуации, излагаются выводы, предлагаются решения. В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, излагаться мнение, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т.п. Объяснительная записка, как правило, не содержит выводов.
Подписывает докладную, служебную, объяснительную записку руководитель структурного подразделения органа исполнительной власти или соответствующее должностное лицо.