5.1.1. Регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области, производится в централизованном порядке управлением делопроизводства и документооборота, за исключением корреспонденции с грифом секретности.
Ошибочно поступившая в управление делопроизводства и документооборота корреспонденция ограниченного доступа в конвертованном виде без регистрации передается в органы исполнительной власти по акту.
Все ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
5.1.2. Письменные обращения граждан направляются для регистрации в Главное управление по работе с обращениями граждан.
5.1.3. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов и (или) приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства и документооборота, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
5.1.4. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в управлении делопроизводства и документооборота с вводом информации о них в АИС ДД.
На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер. После этого осуществляется сканирование документа в целях создания его электронной копии. Электронная копия документа размещается в АИС ДД.
5.1.5. Поступающая корреспонденция (подлинники, регистрационная карточка документа, электронная копия) направляется управлением делопроизводства и документооборота в секретариат Губернатора области, секретариат Правительства области, а также в органы исполнительной власти с учетом вопросов, отнесенных к сфере их ведения.
5.1.6. Письма Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, письма министров и иных руководителей федеральных органов исполнительной власти, письма руководителей высших органов государственной власти иностранных государств, посольств и представительств иностранных государств направляются в секретариат Губернатора области, секретариат Правительства области в зависимости от адресации.
5.1.7. Копии актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации направляются в органы исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
5.1.8. Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти, в том числе с пометкой "Вручить лично", раскладывается по ячейкам руководителей органов исполнительной власти в канцелярии управления делопроизводства и документооборота без регистрации в день их поступления.
Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
5.1.9. Корреспонденция с резолюциями Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области передается по назначению в течение рабочего времени в день поступления, а при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.