3.1. В целях открытия проекта (программы) руководители органов власти, организаций области (далее - заявители) подают в офис заявку на открытие проекта (программы) (далее - Заявка) по форме, утвержденной офисом.
3.2. По результатам рассмотрения Заявки офис в течение 5 рабочих дней представляет по согласованию с заказчиком проекта (программы) на рассмотрение Проектного комитета проекты (программы), соответствующие критериям, установленным в пункте 2.7 настоящего Положения.
3.3. В случае если Заявка на открытие проекта (программы) не соответствует установленной форме, в том числе содержит неполное описание проекта (программы), проект (программа) не соответствует критериям, установленным пунктом 2.7 настоящего Положения, офис в срок 5 дней направляет заявителю отказ в открытии проекта (программы). В решении об отказе в открытии проекта (программы) указывается мотивированное обоснование причин отказа, предусмотренных настоящим пунктом.
3.4. Для каждого предполагаемого проекта (программы) руководителем проекта определяются:
- количественное влияние результатов проекта (программы) на достижение целей государственной программы Воронежской области (подпрограммы);
- требования к результату проекта (программы);
- тип и критерии эффективности проекта (программы);
- сроки и ресурсы;
- ключевые точки проекта (программы);
- ограничения по бюджету;
- ключевые риски проекта (программы).
3.5. Для рассмотрения проектов (программ) на заседании Проектного комитета офис готовит предложения по проекту решения Проектного комитета об открытии проекта (программы), а также проект организационной (ролевой) структуры управления проектом (программой). К подготовке данных документов офисом привлекаются лица, полномочные по тематике проекта (участники проекта).
3.6. Факторы для принятия решения о реализации мероприятий, указанных в Заявке на открытие проекта (программы), в формате проектной деятельности:
а) результаты проекта (программы) уникальные или инновационные, при этом их достижение невозможно в ходе текущей деятельности органа власти;
б) выполнение работ по проекту (программе) имеет сложность, требующую тщательного взаимодействия;
в) ограниченность временных, материальных и других ресурсов, обеспечивающих реализацию проекта (программы);
г) реализация мероприятий в виде проекта (программы) принесет дополнительные эффекты, наличие которых может быть расценено как положительное (экономия ресурсов, повышение результативности работ и другое);
д) получаемые результаты проекта (программы) не могут быть отнесены к результатам уже реализуемых проектов и (или) программ.
3.7. Решение об открытии проекта (программы) принимается Проектным комитетом с учетом предложения офиса. Решение оформляется протоколом и утверждается председателем Проектного комитета.
3.8. В решении об открытии проекта (программы) указывается:
3.8.1. Наименование проекта (программы).
3.8.2. Лица, исполняющие функции в соответствии со следующими проектными ролями:
- при открытии проектов: заказчик проекта, руководитель проекта, лица, ответственные за блоки мероприятий проекта (в случае выделения в проекте таких блоков мероприятий);
- при открытии программ: заказчик программы, руководитель программы, руководители проектов, лица, ответственные за блоки мероприятий проектов (в случае выделения в проектах таких блоков мероприятий).
3.8.3. Организационная структура управления проектом (программой).
3.8.4. Меры, реализация которых необходима в связи с открытием проекта (программы).
3.9. В случае принятия губернатором Воронежской области решения о реализации отдельных мероприятий в формате проектного управления офис готовит проект решения об открытии проекта и организовывает проведение заседания Проектного комитета.
Заседание Проектного комитета проводится не позднее 20 рабочих дней с даты принятия губернатором Воронежской области решения, указанного в первом абзаце настоящего пункта.