3.12. Основанием для начала процедуры выдачи результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги является подписание начальником отдела либо уполномоченным им должностным лицом соответствующих документов и поступление их специалисту, ответственному за выдачу документов.
3.13. Решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги регистрирует специалист, ответственный за делопроизводство, в соответствии с установленными правилами ведения делопроизводства.
3.14. Решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги с присвоенным регистрационным номером специалист, ответственный за выдачу документов, в течение 1 дня с момента подписания направляет заявителю почтовым направлением либо вручает лично заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов граждан и организаций.
Копия решения вместе с оригиналами документов, представленных заявителем, остается на хранении в отделе.
3.15. Результатом административной процедуры является:
предоставление имеющейся информации в форме информационных писем при необходимости с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий; тематические перечни, обзоры архивных документов; тематические подборки копий архивных документов;
направление запроса по принадлежности;
предоставление информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений.
3.16. Тематический запрос государственного органа или орган местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, отдел рассматривает в первоочередном порядке, установленном законодательством, либо в согласованные с ним сроки.
3.17. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии по исполнению запросов в отношении проживающих за рубежом российских и иностранных граждан, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
3.18. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии по исполнению запросов в отношении проживающих за рубежом российских и иностранных граждан, оформляются на государственном языке Российской Федерации.