3.5. Основанием для начала процедуры рассмотрения запроса заявителя и оформления результата предоставления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги является получение специалистом, уполномоченным на рассмотрение запроса заявителя, принятых документов.
3.5.1. Специалист, уполномоченный на рассмотрение запроса заявителя (далее - ответственный исполнитель):
устанавливает предмет запроса заявителя;
проверяет наличие приложенных к заявлению документов, перечисленных в 2.9 настоящего Административного регламента;
устанавливает наличие полномочий заявителя на получение муниципальной услуги;
устанавливает наличие полномочий отдела по рассмотрению запроса заявителя;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
уточняет местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
находит адреса конкретных архивных учреждений автономного округа и (или) организаций, куда по принадлежности следует (при необходимости) направить на исполнение запрос;
при наличии оснований для отказа в приеме запроса или предоставления муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.10, 2.11 настоящего Административного регламента, специалист, ответственный за прием и регистрацию запросов, готовит проект мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Максимальный срок выполнения действия при отказе в приеме запроса и информирования заявителя:
- при личном обращении составляет не более 15 минут;
- при письменном обращении посредством почтовой, телеграфной, факсимильной связи либо по электронной почте (archive@slh.yanao.ru) - в течение 5 дней.
3.6. Ответственный исполнитель письменно или посредством телефонной связи может запросить у заявителя дополнительные сведения для исполнения запроса.
3.7. В случае отсутствия архивных документов в муниципальном архиве, необходимых для исполнения запроса, ответственный исполнитель направляет запрос на исполнение по принадлежности в архивные учреждения, муниципальные архивы и (или) организации с указанием о направлении ответа в адрес заявителя, а также письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации.
В случае если запрос требует исполнения несколькими архивными учреждениями и (или) организациями автономного округа, ответственный исполнитель направляет в соответствующие архивные учреждения и (или) организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя, а также письменно уведомляет заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и (или) организации.
Продолжительность административной процедуры - не более 5 дней с момента поступления запроса в отдел.
3.8. Ответственный исполнитель при наличии архивных документов в отделе, необходимых для исполнения запроса, готовит проект информационного письма с приложением: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов, тематических перечней.
3.8.1. В случае если запрос не может быть исполнен, ответственный исполнитель готовит проект информационного письма с объяснением причин невозможности исполнения данного запроса. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений других субъектов Российской Федерации.
3.8.2. Ответственный исполнитель передает проект информационного письма на подпись руководителю отдела либо уполномоченному им должностному лицу.
3.9. В случае необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов по запросу ответственный исполнитель информирует об этом начальника отдела:
ответственный исполнитель готовит проект информационного письма о продлении срока рассмотрения запроса не более чем на 30 дней;
ответственный исполнитель передает проект информационного письма о продлении срока рассмотрения запроса на подпись начальнику отдела либо уполномоченному им должностному лицу;
после продления срока рассмотрения запроса начальником отдела либо уполномоченным им должностным лицом ответственный исполнитель уведомляет о продлении срока рассмотрения запроса заявителя.
3.10. Результатом административной процедуры является передача начальнику отдела либо уполномоченному им должностному лицу на подписание документов, решения о предоставлении либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги, направление запроса по принадлежности.
3.11. Продолжительность административной процедуры - не более 30 дней.