1. Ходатайства о награждении наградами или присуждении премий Мурманской области возбуждаются по месту основной (постоянной) работы представляемого к награждению коллективами организаций, а также государственным органом и органом местного самоуправления - по месту осуществления индивидуальной трудовой либо общественной деятельности.
2. Кандидатура для награждения рассматривается на общем собрании коллектива организации, ее совета или собрании участников (акционеров и др.). Решение собрания коллектива оформляется протоколом, номер и дата которого заносятся в представление.
В случае отсутствия у лица, представляемого к награде Мурманской области, основного (постоянного) места работы ходатайства о награждении возбуждаются в коллективах соответствующих общественных организаций (ветеранских, творческих союзов, религиозных объединений и др.). Оформление представлений производится по месту общественной работы кандидата на награждение по решению общего собрания членов соответствующей общественной организации либо совета (правления, президиума) общественной организации.
3. На каждого кандидата оформляется представление, которое является основным наградным документом, отражающим данные о личности награждаемого.
При заполнении представления не допускаются какие-либо сокращения, аббревиатуры, неточности и исправления. Оно заполняется на пишущей машинке или компьютере и должно быть оформлено на листе формата A3.
В представлении в соответствующих графах указываются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество представляемого к награждению (в именительном падеже);
- должность и место работы - заполняется согласно записи в трудовой книжке и (или) сведениям о трудовой деятельности или трудовом договоре (для военнослужащих - по учетно-послужной карточке или личному делу) с указанием занимаемой в настоящее время должности и полного (без сокращений) наименования структурного подразделения организации, акционерного общества, в котором осуществляется текущая трудовая деятельность (служба) представляемого к награждению. При написании названия организации указывается также их организационно-правовая форма согласно регистрационно-уставным документам;
- пол, дата и место рождения представляемого к награждению по документу, удостоверяющему личность гражданина (для граждан Российской Федерации - по общегражданскому паспорту, военному билету или удостоверению личности офицера, для иностранных граждан - по документу, удостоверяющему личность иностранного гражданина за пределами страны проживания);
- полученное образование и специальность (по диплому), полное наименование учебного заведения и год его окончания;
- государственные, ведомственные, региональные, общественные награды и год их присвоения;
- общий стаж работы, стаж работы в отрасли региона;
- домашний адрес с указанием почтового индекса и контактного телефона;
- трудовая деятельность (служба) в строгом соответствии с данными трудовой книжки и (или) со сведениями о трудовой деятельности (учетно-послужной карточкой или личным делом военнослужащего) с указанием всех ранее занимаемых должностей с разбивкой по годам, а также наименование вуза и периода обучения в нем (только при очной форме обучения).