13.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в администрации города формируются децентрализованно.
Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство. Руководители органов и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.
13.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать в дело все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
запрещается включать в дела черновики, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;
по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4,0 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10,0 см). При превышении данного объема относящиеся к делу документы формируются в два или более томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.
13.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Правовые акты группируются в дела по видам, в хронологическом порядке и по номерам с приложениями, к ним относящимися.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами.