4.1.1. Протокол - документ, фиксирующий факт проведения Главой города, заместителями Главы города, руководителями органов администрации города, коллегиальными органами администрации города заседания (совещания), содержащий запись хода обсуждения вопросов, представленных тезисов докладов и выступлений и принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков их исполнения.
4.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов и материалов.
4.1.3. Если на обсуждение выносится информация ограниченного доступа или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то подготовка протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями работы с документами с пометкой "Для служебного пользования".
4.1.4. Ведение записи, сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний (совещаний), проводимых Главой города, руководителями органов администрации города, возлагается на специалистов органов администрации города, на которых возложена подготовка совещания (заседания).
Ведение записи, сбор исходных материалов и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов администрации города - на секретарей таких органов.
4.1.5. В зависимости от вида заседания (совещания), его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:
полный протокол - фиксирует обсуждавшиеся вопросы, выступления участников, заданные вопросы, реплики, замечания, принятые решения и т.п.;
сокращенный протокол - фиксирует только принятые решения по итогам заседания (совещания).
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании (совещании), принимает председательствующий. Образец оформления сокращенного варианта протокола приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.
4.1.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman N 14 с использованием одинарного межстрочного интервала.
Поля документа составляют:
левое - 3,0 см;
правое - 1,0 см;
верхнее - 2,0 см;