13.4.1. На завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи по форме согласно приложению 25 к настоящей Инструкции. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения.
13.4.2. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий состав и содержание дел.
13.4.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - сквозной за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям дел устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие дополнительные сведения о делах (номера правовых актов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) вносятся в опись полностью;
на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;
графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел со ссылкой на необходимый акт, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п.
13.4.4. Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах, три из которых предназначаются для архива; подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются протоколом экспертной комиссии, утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Красноярского края, затем утверждаются руководителем органа администрации города.