8.1. Внутренние документы - совокупность различных по виду и содержанию документов, обеспечивающих оперативный информационный обмен между органами и должностными лицами администрации города.
8.2. Основными видами внутренних документов являются внутренние письма, информационные сообщения в электронном виде и телефонограммы.
Внутреннее письмо представляет собой документ информационно-справочного характера, составленный органом или должностным лицом администрации города и направленный в другой орган или должностному лицу в СЭД.
Информационное сообщение в электронном виде - внутренний документ, содержащий информацию служебного характера (приглашения, извещения, экстренные сообщения), передаваемый по электронной почте с помощью почтовой программы.
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый посредством телефонной связи.
8.3. По содержанию внутренние письма делятся на две основные группы: инициативные письма, которые составляются по инициативе органа или должностного лица с определенной целью, и письма - ответы на инициативные письма.
8.4. Внутренние письма, подготовленные органами администрации города с правами юридического лица, оформляются на бланках писем соответствующих органов администрации города с продольным или угловым расположением реквизитов.
Внутренние письма за подписью Главы города и заместителей Главы города, а также письма, подготовленные органами администрации города без прав юридического лица, оформляются на общем бланке администрации города.
Право подписи внутренних писем имеют Глава города, заместители Главы города, руководители и заместители руководителей органов администрации города либо иные уполномоченные должностные лица.
8.5. Подготовка, оформление и регистрация внутренних писем осуществляется в соответствии с разделом VII "Исходящие документы" настоящей Инструкции.
Указание почтового адреса не требуется.
На письме в обязательном порядке проставляется виза исполнителя, подготовившего проект внутреннего письма, а также могут проставляться визы иных должностных лиц органа администрации города, подготовившего письмо.
Виза проставляется на лицевой стороне в нижней части последней страницы документа.
Все должностные лица, завизировавшие письмо, несут равную персональную ответственность за достоверность содержащейся в нем информации.