12.1. Номенклатура дел (далее также - номенклатура) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции.
Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
12.2. При составлении номенклатуры руководствуются правовыми актами, регламентирующими порядок документирования, положением об органе, структурном подразделении органа, штатным расписанием, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения или ведомственным перечнем.
12.3. В номенклатуру включаются заголовки дел, формируемых на бумажном носителе и в электронном виде, в том числе документы с отметкой о конфиденциальности и т.д.
Заголовки дел по вопросам, не завершенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру не включаются периодические издания и документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
12.4. Каждому органу администрации города присваивается индивидуальный цифровой код. Названия разделов номенклатуры сформированы по тематикам основных управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов администрации города при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций.
(в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска от 29.10.2014 N 376-р)
12.5. Номенклатура органов администрации города разрабатывается ответственным за ведение делопроизводства в органе на основе Типовой номенклатуры дел администрации города, номенклатура дел структурных подразделений органа - на основе номенклатуры дел этого органа. Номенклатура администрации города разрабатывается управлением делами администрации города. Далее номенклатура согласовывается с муниципальным архивным учреждением и утверждается руководителем.
(в ред. Распоряжения администрации г. Красноярска от 29.10.2014 N 376-р)
12.6. Согласованная с муниципальным архивным учреждением номенклатура ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.
Возникающие в течение года новые виды документов, непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Заголовки дел предварительно должны быть согласованы с экспертной комиссией администрации города, органа администрации города с правами юридического лица и муниципальным архивным учреждением.
Согласование номенклатуры с муниципальным архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет.